Internetmarketing tips op maat van gebruikers

Elke school heeft wel een site, maar doet die ook wat moet?

Dat het Internet een ongelooflijke bron van rijkdom is wordt weeral eens bewezen door deze ongelooflijke site. Karen Geenen en Daan Walraven maakten er een terugkomsite van. Misschien is alles niet even bruikbaar, maar even rondstruinen op deze site met 58 internetmarketing tricks maakt je ongetwijfeld veel slimmer.

Bedankt Karel, bedankt Daan en alle andere auteurs. 

Omgaan met de pers

Een snelle introductie vindt u in dit filmpje van Sarina Simenon

Kies in eerste instantie voor een persbericht indien u iets mee te delen hebt. Een persconferentie is alleen nodig wanneer u met het persbericht niet voldoende informatie kunt geven. De persconferentie dient dus als uitgebreide toelichting op het persbericht. Hou er ook rekening mee dat journalisten pas te mobiliseren zijn voor een persconferentie als je iets groots te melden hebt.

Hoe geef ik een goed interview?

Een goed interview vereist een goede voorbereiding. Daarom is het belangrijk dat je een checklist opstelt. Een mogelijke checklist zou kunnen zijn:

• Noteer de kernpunten van uw betoog en leer deze als het ware uit uw hoofd.
• Zijn er feiten die u absoluut wilt vermelden?
• Welke sprekende voorbeelden kunt u ter illustratie aanhalen?
• Verzamel achtergrondinformatie per deelonderwerp waarover u zal spreken.
• Welke argumenten kunt u gebruiken om te overtuigen?
• Welke element bieden de journalist nieuwswaarde?
• Is uw betoog te begrijpen door een buitenstaander?
• Zoek een oneliner: een korte, krachtige en originele zin die heel goed weergeeft wat u bedoelt.
• Laat de leiding van het gesprek niet als vanzelfsprekend over aan de journalist.

Verder:

• Ga niet gissen als u het antwoord op een vraag niet weet.
• Laat u niet provoceren, maar blijf rustig.
• Lieg NOOIT! “Tell the truth, nothing but the truth, but not necessarily the whole truth”. In sommige gevallen is het beter om partïele info mee te delen.

Hoe houd ik een persconferentie?

Wanneer je een persconferentie houdt dan moet je ook echt wat te vertellen hebben en bereid zijn om volledige openheid van zaken te geven. Het resultaat wordt voor een belangrijk deel bepaald door de voorbereiding van de persconferentie. Zowel inhoudelijk als organisatorisch mag er niks verkeerd gaan. Een persbijeenkomst is zinvol indien een nadere toelichting op een persbericht van belang is. Het bieden van een reactiemogelijkheid aan journalisten is essentieel.

Belangrijk is om zelf goed de touwtjes in handen te houden. Stel daarom zelf een agenda op voor de persconferentie. Bij de start van de conferentie stel je dit agenda ook voor en je houdt je strikt hieraan.

Een typische persconferentie start met het brengen van de kernboodschap. Daarna volgt een toelichting (eventueel door één of meerdere experten, medewerkers, …) en ten slotte voorzie je de mogelijkheid tot vraagstelling. Zorg er voor dat elke vraag goed en volledig beantwoord wordt. Vraag desnoods aan de vraagsteller of hij een bevredigend antwoord heeft gekregen. Dit vermijdt speculaties en misverstanden achteraf.

Zorg er voor dat er één duidelijke woordvoerder is. Hij/zij leidt de conferentie, brengt de kernboodschap en modereert de vragenronde.

Ten slotte is het ook belangrijk om een degelijk persdossier te voorzien voor elke aanwezige journalist. Dit dossier bevat een kant-en-klare perstekst, relevante bijkomende documentatie, beeldmateriaal, … Dit dossier wordt ook bezorgd aan journalisten die zich voor de persconferentie verontschuldigd hebben.


Hoe bouw ik een goede relatie op met een journalist?

• De relatie tussen u en de journalist is gebaseerd op wederzijdse afhankelijkheid. U wilt publiciteit en de journalist wil informatie. Het is een relatie van geven en nemen. Behandel daarom elke journalist met respect. 
• Concentreer u op namen van journalisten die u regelmatig tegen het lijf loopt.
• Nodig hen in een telefoongesprek uit voor een rondleiding door de school of organiseer een uitstapje zodra u een interessant nieuwtje weet te vertellen dat u niet per se in een persbericht kwijt wilt.
• Voorkom dat u de media tegen u krijgt.

Hoe ga ik om met journalisten, lastige vragen en onderwerpen?

Heel wat mensen schrikken ervan als ze opeens een journalist aan de lijn hebben. Ze denken dat hij hen te grazen wil nemen. Toch is dat niet zo. Een journalist is op zoek naar informatie of naar de bevestiging ervan. Indien u overvallen wordt door een journalist, dan kunt u zeggen: “Mag ik u straks terugbellen?” Bel dan wel écht terug!

Een effectief persbericht maken en verspreiden

Wat is een persbericht?

Een persbericht is een formeel, geschreven bericht waarmee je een nieuwswaardig feit bekend maakt aan de pers. Dit persbericht bevat alle informatie die een journalist in staat moet stellen om over het aangekaarte onderwerp verslag uit te brengen, hetzij in de geschreven media, hetzij in de audiovisuele media.

Een persbericht kan aangeleverd worden via post of fax, alhoewel het tegenwoordig meer en meer via e-mail wordt verspreid.

Een persbericht wordt opgemaakt via een standaard stramien, waarbij elk element een specifieke doelstelling heeft. 

Waarom schrijf ik een persbericht?

Wanneer je gebruik maakt van een persbericht, geef je aan dat je iets te melden hebt. Je wil de journalisten overtuigen dat er voor hen een ‘verhaal’ in zit.

Heel belangrijk is ook dat je door een persbericht te verspreiden aangeeft dat je aan elke journalist dezelfde informatie geeft.

Ten slotte verplicht je jezelf ook om je ‘verhaal’ op een bevattelijke manier voor te stellen.

Hoe schrijf ik een effectief persbericht?

Een goed persbericht bestaat uit drie delen: een titel en ondertitel, een teaser en een body. Achteraan het persbericht staan de contactgegevens.

Titel en ondertitel
 Moeten aantrekkelijk zijn en bij voorkeur niet langer dan vijf woorden. Bovendien moet het beknopt de inhoud weergeven van het persbericht.

Teaser
Moet een antwoord bieden op de vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Het belangrijkste nieuws wordt in de teaser gezet op een aantrekkelijke manier. Journalisten moeten het gevoel krijgen dat het bericht belangrijk is.

Body
De rest van de informatie komt in de bodytekst te staan. Meestal gaat het over een toelichting op de zaken die in de teaser voorkomen.

ContactgegevensHou er rekening mee dat de journalist ook ’s avonds werkt en u daarom altijd bereikbaar moet blijven. Vermeld bij voorkeur uw mobiel nummer bij de contactgegevens.

Een paar tips

• Houd de teaser simpel: behandel maar één onderwerp

• Voorkom de lijdende vorm van ‘worden’. Maak de zin actief. Niet: “De prijs zal worden uitgereikt’, maar ‘De school reikt de prijs uit’.
• Houd de toon neutraal.
• Vermijd woorden met een negatief waardeoordeel zoals zwartwerkers, buitenlanders, vreemdelingen,…
• Denk goed na voor u begint met schrijven; bedenk welke tekststructuur u zal hanteren.
• Maak een persbericht nooit langer dan één pagina

Welke berichten zijn nieuwswaardig?

Elke journalist of redacteur vertrekt vanuit het standpunt : ‘wat wil mijn publiek lezen, horen of zien’. Enige vorm van ‘nieuwswaarde’ is dus een absolute noodzaak. Deze term (nieuwswaarde) is uiteraard niet eenvoudig in te vullen omdat nieuwswaarde bepaald wordt door de perceptie van elk individu. Nieuwswaarde wordt bepaald door een combinatie van verschillende factoren (actualiteit, geografische nabijheid, originaliteit, maatschappelijk belang, …)

Vaak is het zo dat een initiatiefnemer zijn of haar verhaal zeer interessant vindt terwijl dit voor anderen niet zo is. Het is aan te raden om bij deze overweging een beetje afstand te nemen van de situatie en zich kritisch de vraag te stellen: “Kan dit verhaal een bepaalde doelgroep boeien?” 

Onderstaande criteria zijn typische indicatoren voor nieuwswaarde: 

• Afwijking:
  Wat afwijkt van het normale. Bijvoorbeeld: een jongetje met een bovennatuurlijk zangtalent.
• Actualiteit: Inhaken op wat er speelt in de media is altijd goed. Bijvoorbeeld: een vaccin tegen vogelpest was geen nieuws, tot de vogelpest uitbrak in Nederland. De telefoon van het ministerie van Landbouw stond roodgloeiend van journalisten die voor meer uitleg belden.
• Afzender: De bekendheid, belangrijkheid en betrouwbaarheid van de afzender maakt het nieuws of net niet.
• Aantallen: Hoe meer hoe beter. Eén zieke jongen op school zal het nieuws niet maken. Als daarentegen 50 kinderen van dezelfde school op dezelfde dag ziek zijn, zal de nieuwswaarde veel hoger zijn.
• Impact: Een persbericht met op zich een weinig actuele inhoud, maakt grote kans op publicatie als de impact voor de lezers groot is. Bijvoorbeeld: Een lokale basisschool in een dorp moet de deuren sluiten. Op zich heeft dat niet zo’n grote nieuwswaarde. De sluiting van de school heeft wel een grote impact op de inwoners van het dorp, ouders van kinderen die naar de school gingen. Dat is net wat het nieuws zal maken. 

Hoe maak ik nieuws van mijn persbericht?

Nieuws moet in eerste instantie onverwacht zijn. Door het gebruik van een aantal elementen, kan je een feit creëren tot een nieuwsfeit.  

• Zorg voor een primeur
• Beroemdheden of experts
  Als het nieuws vernomen wordt uit de mond van een expert of een beroemdheid, kan het veel meer betekenen. Vb: Een psycholoog die een onderzoek gedaan heeft naar de negatieve impact van onderwijs op kleuters, is absoluut nieuws.
• Cijfers“
  Schooljaar is 100 euro duurder” heeft veel meer impact dan “School wordt duurder”
• Innovaties
  Vernieuwingen of uitvindingen halen over het algemeen altijd het nieuws. Vb: “Leerlingen KTA vinden laptop zonder stroom uit”
• Maatschappelijke relevantieSteun voor een goed doel is al lang een populaire methode om een feit of evenement in de pers te krijgen. Dat kan nog veel breder door in te spelen op maatschappelijke kwesties. Vb: “KTA Kortrijk gaat diversifiëren”
• Afwijkende invalshoekDit kan een boodschap in het oog doen springen. Vb: “KTA Kortrijk verhuurt studiemateriaal aan leerlingen”
• Exotisme
  “Leerkrachten KTA geven les aan kindjes in Nigeria”. Leerkrachten geven sowieso les in eigen land, maar als ze dat in een ander land gaan doen, zijn ze meteen nieuwswaardig.

Naar wie stuur ik mijn persbericht?

Probeer je persbericht altijd zo gericht mogelijk te versturen. Let wel! Iets versturen op naam van een redacteur is het beste, maar kan ook gevaarlijk zijn. Als de journalist er een dagje niet is, dan blijft het bericht liggen.

Als je de namen van een paar redacteuren kent, dan is het een kleine moeite om ze op voorhand even te bellen.

Ken je geen namen, dan is “aan de redactie” niet goed genoeg. Beter is de naam van het medium en dan de betreffende redactie. Vb: Aan de politieke redactie. Stuur je persbericht op via fax. Zo maakt u het meeste kans dat het gelezen wordt op het juiste moment. (opmerking : fax wordt minder en minder gebruikt! E-mail is een aanvaardbaar alternatief, maar let dan zeker op volgende zaken:

• plaats de titel van het bericht onder de rubriek ‘betreft’
• neem de volledige tekst over in de body van de e-mail
• neem het volledige bericht op als bijlage bij de e-mail (bij voorkeur in word formaat)
• indien je foto’s meestuurt, let er op dat het bestand niet te groot is!
• vraag een leesbevestiging
• als je het bericht tegelijkertijd naar een aantal journalisten stuurt, zet hun e-mail adressen dan in het BCC-veld

Welke media spreek ik aan voor welk nieuws?

Dit hangt in grote mate af van het onderwerp. Hou opnieuw de vraag ‘Welk doelpubliek is geïnteresseerd in dit onderwerp’ in het achterhoofd.

Volgende criteria zijn bepalend:

• type bericht: algemeen nieuws of bv. nieuws dat bij een bepaald thema aansluit
• geografie: bericht met lokale, regionale of nationale impact
• welke doelgroep heb je voor ogen

Uw verhaal ook in de krant!

Aandachtspunten
Zorg voor een ‘nieuwswaardig’ verhaal

Elke journalist of redacteur vertrekt vanuit het standpunt: ‘wat wil mijn publiek lezen, horen of zien’. Enige vorm van ‘nieuwswaarde’ is dus een absolute noodzaak. Deze term (nieuwswaarde) is uiteraard niet eenvoudig in te vullen omdat nieuwswaarde bepaald wordt door de perceptie van elk individu. Nieuwswaarde wordt bepaald door een combinatie van verschillende factoren (actualiteit, geografische nabijheid, originaliteit, maatschappelijk belang, …)

Vaak is het zo dat een initiatiefnemer zijn of haar verhaal zeer interessant vindt terwijl dit voor anderen niet zo is. Het is aan te raden om bij deze overweging een beetje afstand te nemen van de situatie en zich kritisch de vraag te stellen: “Kan dit verhaal een bepaalde doelgroep boeien?”


Zorg voor een ‘mooi’ verhaal. 

Dikwijls kan een originele invalshoek het verhaal sterker maken. Probeer dan ook het verhaal zo te brengen dat het uit de band springt.


Zorg voor een ‘compleet’ verhaal

Een initiatiefnemer heeft vaak de neiging om een verhaal niet volledig te brengen. Dit komt doordat hij/zij een aantal zaken als evident beschouwd terwijl dit voor buitenstaanders niet zo is.

Een goede leidraad hierbij is het vooraf beantwoorden van de typische ‘wie/wat/hoe/waarom/wanneer/waar-vragen’. Doe dit als voorbereiding, zo vergeet je de op het eerste zicht evidente zaken niet te vermelden.

Heel belangrijk hierbij is ook om bij het opmaken en uitsturen van een bericht niet te vergeten de nodige contactgegevens te vermelden. Een journalist heeft in principe weinig tijd en zal zich dus niet de moeite getroosten om zelf op zoek te gaan naar een contact.


Zorg voor een ‘beknopt’ verhaal

Tijd en ruimte zijn in de media schaars! Het komt er dus op aan om in een korte tekst toch een zo volledig mogelijk verhaal te brengen. Zoals eerder gezegd worden journalisten vaak overstelpt met informatie en het verhaal moet dus onmiddellijk inetresse opwekken. Heel belangrijk zij hierbij: een ‘pakkende’ titel en een korte inleiding waarin de kernboodschap verwerkt wordt. De rest van de tekst geeft dan verdere toelichting.

Wanneer titel en inleiding niet ‘to the point’ zijn dan is de kans groot dat het verhaal onverbiddelijk door de mazen van het net valt.


Zorg voor een ‘verzorgd’ verhaal

Enerzijds bedoelen we hiermee een correct en verzorgd taalgebruik. Het geeft uiteraard geen goede indruk wanneer een tekst spellings- of grammaticale fouten bevat. Let ook op tikfouten!

Anderzijds dienen we ook te letten op een verzorgde vormgeving. Het getuigt van respect voor de journalist wanneer die een verzorgd document ontvangt.



Zorg voor ‘nazorg’

Wanneer je een bericht naar een groep journalisten stuurt moet je er voor zorgen dat je de eventuele vragen van hen kunt beantwoorden. Het gebeurt heel vaak dat een journalist – na het lezen van een bericht – bijkomende vragen heeft. Het is dan ook belangrijk om bij je bericht de juiste contactgegevens te vermelden.

Daarnaast moet de contactpersoon dan ook bereikbaar zijn en de nodige antwoorden makkelijk kunnen geven. Opnieuw, een journalist heeft geen tijd en wanneer hij/zij niet onmiddellijk de juiste informatie vindt, haakt hij/zij af.

Zorg voor een goede ‘timing’

Wil men media aandacht voor een bepaald initiatief, houdt er dan rekening mee dat je de informatie tijdig ter beschikking stelt. Het redactionele proces vraagt enige tijd en we moeten trachten daar zo goed mogelijk op in te spelen.

Hier bestaat uiteraard geen standaard regel. Veel hangt ook af van welk type bericht verstuurd wordt:

• gaat het om een aankondiging van een ‘evenement’  dan moet deze info minstens 1 week op voorhand gebeuren. Dit laat ook toe om opgenomen te worden in bv. een huis-aan-huis blad dat elke week verschijnt. Verder geeft dit de kans aan journalisten om wanneer ze op het evenement aanwezig willen zijn hun agenda te plannen.
• gaat het om een verslag van een initiatief, wacht dan niet te lang om het bericht uit te sturen. Wat vandaag nieuws is is morgen immers geschiedenis.

Zorg voor ‘beeldmateriaal’

We kunnen er niet om heen; een beeld zegt vaak meer dan 1.000 woorden. Indien mogelijk zorg dan voor een degelijke foto of een beeld. Maak zelf op voorhand deze selectie. Het heeft geen zin om een hele fotoreportage mee te sturen.

Huisstijl maakt het verschil!

Een goede huisstijl zal u helpen om de waarden en bijzonderheden van uw school te verduidelijken en uw marktpositie in de regio (nog meer) te versterken. Dit vergt evenwel een correcte en consequent volgehouden toepassing. Hiervoor is het engagement van elke GO! medewerker nodig.

Scholen verzorgen hun communicatie zo goed mogelijk via allerlei kanalen. Dit wordt gewaardeerd! Maar het valt op hoe uiteenlopend al die communicatieuitingen – ondanks alle goede bedoelingen – nog altijd zijn. Deze verscheidenheid aan producten en lay-out is verwarrend en laat geen eenduidige indruk na. Nochtans kan een goede en eenvoudige huisstijl het verschil maken.

Een goede huisstijl zorgt voor:

1. herkenbaarheid. Elke nieuwe actie bouwt verder op de vorige

2. gebruiksgemak. Sjablonen zorgen ervoor dat u het warm water niet meer moet uitvinden

3. kostenefficiëntie. U herbruikt lay-outs en kunt grotere en dus goedkopere hoeveelheden bestellen

4. uitstraling: een goede huisstijl zorgt voor een professionele uitstraling

Hoe het kan hoort u in deze presentatie van Sandra van Maurik. Zij is huisstijlconsulent voor diverse scholen.
Bekijk ook deze promofilm over huisstijl

Crisiscommunicatie: een goede voorbereiding telt!

Wanneer zich heel onverwacht problemen voordoen ligt het niet altijd voor de hand dat je meteen raad weet.

In een kort tijdsbestek leert u hier meer:
1. Toelichting Kaat Caluwaerts
2. Dossier van Klasse
3. GO! site met diverse scenario's www.g-o.be/crisismanagement

In een crisissituatie is het daarom handig toch enkele gouden tips indachtig te zijn.

Veel gestelde vragen
Hoe breng ik slecht nieuws over? 

• Een goede voorbereiding is goud waard: Denk goed na over wat je wilt zeggen. Laat het plaatsvinden in een serene sfeer indien u bijvoorbeeld de ouders slecht nieuws moet melden.
• Niet uitstellen: Wacht niet onnodig met het vertellen van slecht nieuws.
• De juiste persoon: Slecht nieuws moet door de juiste persoon gebracht worden. Het beste is dat de schooldirecteur het slechte nieuws meldt.
• Draai niet rond de pot, wees direct: Bij het overbrengen van slecht nieuws is het belangrijk om meteen met de deur in huis te vallen en de nare feiten direct op tafel te leggen. Breng het slechte nieuws op een formele en wat zakelijke manier.
• Toon medeleven maar laat je niet verleiden tot medelijden: De kunst bestaat erin om u in te leven in de situatie en de gevoelens van de ander, maar toch zakelijk te blijven.
• Bespreek vervolgacties en oplossingen 

Wat zijn de vuistregels van crisiscommunicatie?
In een crisissituatie is er geen tijd meer voor een grondige voorbereiding. Alles moet snel gaan en daarom een paar tips.  

• Geef de eerste informatie zo spoedig mogelijk.
• Begrijp de rol van journalisten en bereid u voor op hun vragen.
• Kondig een perscontact aan (vb: binnen 2u zal er een persconferentie plaatsvinden). Zo gaan journalisten niet zelf op zoek naar nieuws die er niet is. Op die manier vermijd je ook geruchten.
• Zorg dat een persbericht snel gereed is zodat u die kan uitdelen aan journalisten.
• Zorg dat u alles zelf in de hand hebt. Verlies de controle niet.
• Zorg dat u bereikbaar bent en blijft.
• Indien er een slachtoffer zou zijn, verwittig dan eerst ouders/familieleden nog voor het in de pers komt.
• Laat het slechte nieuws altijd persoonlijk brengen. Aarzel niet met het inroepen van externe bijstand.
• Zorg voor opvang van ongeruste familieleden; telefonische opvang of opvang ter plaatse.
• Scherm familieleden af van de pers. Zorg bijvoorbeeld voor een ruimte voor de familieleden die niet toegankelijk is voor de pers.
• Respecteer de wet op privacy! Vertel bijvoorbeeld nooit dat een kind een gebroken arm heeft, maar dat hij lichtgewond is. Het kind en zijn omgeving komen altijd op de eerste plaats.
• Laat zien dat uw organisatie de verantwoordelijkheden in relatie tot slachtoffers en gewonden uiterst serieus neemt. (Blijf bijvoorbeeld beschikbaar voor familieleden, ook nadat de crisis voorbij is.)
•  “Geen commentaar” is uit den boze! Journalisten gaan hun informatie elders zoeken.

Hoe voer ik het woord tijdens een crisis?

Een professionele mediabenadering kan helpen de commotie te verminderen of de crisis te bezweren.

• TimingDe eerste 24u zijn cruciaal om de crisis de baas te worden. Zoek intern uit wat er precies aan de hand is en maak korte metten met ongeloof, onverschilligheid of ontkenning. Kom bovendien snel met een reactie! Tijd rekken vergroot het wantrouwen en verergert de speculaties.
• BoodschapWees in de reactie eerlijk en volledig, hoe pijnlijk de feiten ook zijn. Houd geen nieuws achter, maar breng het hele verhaal in één keer. Benoem de eigen emotie in plaats van een kille toon te

Deze communicatievragen houden scholen wakker

Bedankt voor jullie vragen. De eerste oogst is:

• Hoe geraak ik met mijn schoolproject in de media?
• Moet ik meedoen met sociale media?
• Kunnen leerkrachten vriend zijn op facebook met hun leerlingen?
• Hoe zit het met auteursrechten op youtube?
• Hoe begin ik aan een positionering?

De antwoorden komen er aan. Ik heb alvast een aantal specialisten geconsulteerd. 

Stel je communicatievraag

Soms zou je wel eens een communicatiespecialist om raad willen vragen.
Of wil je gewoon een externe blik hebben op je geplande communicatie.
Of heb je gewoon geen idee hoe je iets het beste aan zou pakken.

Helaas heb je noch de financiële middelen noch de juiste background om het communicatieprobleem op te lossen. Verkeer je in dat geval dan kun je voortaan via deze link je vraag stellen.

Je krijgt binnen de 3 dagen een advies. Soms van mij, soms van andere beter geplaatste expert. In ruil geef je ons de toestemming om met jouw vraag een algemene blogpost te maken. Klare afspraken maken goede vrienden.

Zo bouwen wij samen aan betere communicatie op school !

Onze school heeft geen geld voor dure communicatie

communicatie: a state of mind

Professionele communicatie? Dat kost stukken van mensen!
Natuurlijk zou onze opdracht een stuk comfortabeler zijn als we over meer middelen beschikten. Maar zelfs een miljoenenbudget biedt nog geen garantie op geslaagde communicatie. Wat we nodig hebben, is ‘slimme’ communicatie. Ook met beperkte middelen kunnen we mooie dingen realiseren.


Goede communicatie is in de eerste plaats een kwestie van attitude. Ze begint met het herkennen van kansen en mogelijkheden die zich voordoen. 


Een saaie, lege speelplaats zegt veel over een school. Dat een directeur meestal onbereikbaar is voor de ouders, vertelt veel over een school. Een brief met taal- en tikfouten zegt veel over een school.


Of positief geformuleerd: een kindvriendelijke speelplaats zegt veel over een school. Een directeur die tijd maakt voor vragen van de ouders, vertelt veel over een school. Een leuke, uitnodigende brief zegt veel over een school.


Wat we zeggen, wat we tonen, wat we doen, wat we uitstralen: ook dat is communicatie. Een correcte brief kost geen cent meer dan een slechte brief. Een vriendelijk gesprek met de ouders kost vaak minder moeite dan zich afschermen van de ouders. Als de school iets bijzonders organiseert of leuk nieuws te vertellen heeft, dan biedt dat mooie kansen. Een persbericht versturen is gratis. Zelfs een persconferentie organiseren of de regionale televisie uitnodigen kost niks.


Kost communicatie dan helemaal niks?
Natuurlijk wel. Een folder of een affiche laten ontwerpen en drukken kost geld. Net als het maken van een website. Maar wat belangrijk is: goede communicatie is in veel gevallen niet duurder dan slechte communicatie. Een goed onderhouden website kost niet meer dan een slecht onderhouden website.
Elke school heeft beperkte middelen. We moeten allemaal keuzes maken. Verstandige keuzes. Ook in onze communicatie. Als we ten volle gebruikmaken van de kansen die zich elke dag aandienen, dan komen we al ver.

Mis je eerste indruk niet!

 

Wedden dat je mij niet zomaar vergeet?

You never have a second chance to make a first impression. Een goede eerste indruk maken is van groot belang. De eerste 30 seconden zijn doorslaggevend om een eerste indruk te vormen. Die eerste indruk nadien nog bijsturen is helemaal geen eenvoudige klus.

Dat geldt ook voor de school. 

Een eerste indruk is maakbaar. Waar kun je op letten om een goede eerste indruk te maken ? Stel je de vraag. waarop baseren mensen hun oordeel ? Doen ze dat op basis van de kwaliteit van het onderwijs ? Maar kunnen ze dat eigenlijk wel beoordelen ?

Hoe kiezen mensen?

Om duidelijk te maken wat ik bedoel neem ik je even mee naar de context van een ziekenhuis. Op basis waarvan zal de patiënt oordelen of hij in goede handen is ? Hij gaat uit van de reputatie van de dokter, van de mond-aan-mond reclame over het ziekenhuis, van het oordeel van zijn huisarts. Maar de patiënt is zelden in staat de competentie van de dokter te beoordelen. Hij gaat er dan ook van uit dat een gediplomeerd arts zijn vak verstaat en dat zijn huisarts hem naar de juiste dokter doorverwijst.

Reputatie

Die reputatie wordt dan ook vaak gevormd aan de hand van de zogenaamde hotelfunctie van een ziekenhuis. Zijn de kamers net en modern ? Voorzien van extra diensten ? Is het eten OK ? Is het er veilig ? Kan ik er makkelijk parkeren ?

Maar even zo goed aan de hand van de communicatie. Wat vind ik over de arts en het ziekenhuis op het internet ? Legt de dokter het goed uit ? Is het personeel vriendelijk, voorkomend ? Is de factuur helder en overzichtelijk 

Kortom niet de zorg zelf, maar de omkadering bepaalt voor een belangrijk deel hoe de patiënt over het ziekenhuis oordeelt

Is dit anders in een school?

Net als de keuze voor een ziekenhuis wordt de keuze voor een school doorgaans niet lichtvoetig genomen. Het is de plek waar ouders hun grootste schat  aan toevertrouwen. Elke ouder wil dat zijn kind de beste kansen krijgt. Ouders gaan op bezoek in een school en wat zien ze dan eerst ?

De hotelfunctie van de school
Wat vertelt de speelplaats? En de leslokalen ? Zijn de toiletten netjes ? Is de school kindvriendelijk ? Worden de werkjes van de kinderen met de nodige trots gepresenteerd ? Is de school goed georganiseerd ?

En de communicatie
Is de website up-to-date ? Hoe word ik ontvangen ? Is het oudercontact waardevol ? Weet ik waarvoor de school staat ? Waarin onderscheidt de school zich van andere scholen ? Hangen er beduimelde affiches van het schoolfeest van vorig jaar ? Hoe is de sfeer in de school ? Kortom zal mijn kind er zich thuisvoelen ?

Om ervoor te zorgen dat je een goed beeld krijgt van welke eerste indruk je school opwekt kun je een 'mystery guest' naar je school sturen. Zijn/haar bevindingen zullen je veel leren.
In het boek vind je alvast een test.

Een sterk verhaal is magisch

Succesvolle communicatie heeft een krachtig verhaal nodig. Leerkrachten, leerlingen, hun ouders en andere belanghebbenden willen oprecht in de school kunnen geloven, daarom gaan ze op zoek naar wat hen met de school bindt. Een goed gebracht verhaal heeft iets magisch: het zorgt voor een band tussen de verteller en de luisteraar. Elke school heeft een uniek verhaal te vertellen. Het verhaalt wie de school is, hoe ze zo geworden is en wat haar ambitie is. Het verhaal verbindt verleden, heden en toekomst. Het maakt duidelijk waar de school voor gaat en het brengt de missie tot leven. Een verhaal verbindt iedereen die van dicht en verderaf bij de school betrokken is. Een verhaal inspireert en verrast.

Om het verhaal van je school te schrijven moet je er uiteraard je medewerkers en gebruikers van betrekken. Op die manier komt het tot leven.

 Model van ‘goodtotell’  

Hoe geef je vorm aan een sterk verhaal?

Eenvoud

Ga naar de kern van het verhaal, hou het eenvoudig en ontdoe het van alle franjes. Mensen kunnen maar een beperkt aantal dingen onthouden. Beperk je tot 3 argumenten.

Onverwacht

Probeer te verrassen, je boodschap blijft beter hangen. Stel je schoolproject tentoon in de bib of het cultureel centrum. Geef een persconferentie over leerlingenvervoer op de schoolbus.

Wees concreet

Op woensdag spelen we voetbal, op vrijdag gaan wij zwemmen en elk jaar organiseren wij een besketballcompetitie is beter dan onze school is sportief. 2 uur strafstudie is concreter dan een zware straf of gepaste maatregelen.

Geloofwaardig

De boodschapper is belangrijk. Als een bedrijfsleider op de persconferentie vertelt hoe goed jouw school met zijn KMO samenwerkt is dat geloofwaardiger dan wanneer een leerkracht hetzelfde vertelt. Geef details. Op de tevredenheidsenquete van vorige maand gaven de ouders een score van 8,9 op 10 is beter dan de mensen zijn tevreden over de school

Met gevoel

Het gaat niet over kleffe sentimenten. Maar enthousiasme zorgt ervoor dat je boodschap blijft hangen.

Als je die zaken combineert kom je tot een sterk verhaal voor je school.

Meer lezen?

Deze levendige PowerPoint presentatie vertelt op een zeer aantrekkelijke en creatieve manier over de basis ingrediënten voor storytelling. In drie minuten worden er wat tips gegeven over hoe je een verhaal moet vertellen. Deze presentatie is gemaakt door het Amerikaanse bedrijf Ethos3 en zij boden dit verhaal aan op slideshare.

 

Storytelling 101

View more webinars from Ethos3

Goede communicatie begint met een sterk verhaal

Er zijn in Vlaanderen en Brussel 3600 scholen en 111 centra voor volwassenenonderwijs voor 1.150.000 leerlingen en 280.000 cursisten. Een normale doorlooptijd voor basis en secundaire scholen is 6 jaar, voor de andere onderwijsinstanties is de doorlooptijd korter. Dat betekent dat maximum elke 6 jaar de populatie helemaal wijzigt. Elk jaar stromen 70.000 nieuwe leerlingen in in het basisonderwijs, en 70.000 in het secundair onderwijs. Dat is de realiteit in scholen.
De vraag is : hoe vinden de scholen en de leerlingen elkaar ?

Soorten scholen

Waar zit jouw gouden ei?

Scholen verstrekken onderwijs en worden voor deze activiteit gecontroleerd door de onderwijsinspectie. De eindtermen liggen vast voor elk type school en toch zijn er grote verschillen tussen scholen. Ze hebben een verschillend profiel. Ze leggen andere accenten. Ze worden anders georganiseerd. Ze zijn anders te bereiken. Ze worden anders ervaren. Kortom ze hebben een ander verhaal.

5 jaar geleden
Begon ik te werken in het GO ! Ik had ervaring in cultuur, politieke en ziekenhuiscommunicatie op zak en toen kwam ik in het onderwijs terecht. Vanuit marketing oogpunt is dat het allermooiste product. Want het is toekomstgericht. Het gaat niet over loze beloften, maar over echte behoeften. Het gaat ook over echte emotie over het hele spectrum. Van schattig naar pittig, gedurfd en veelzijdig. Kortom een droom voor elke marketeer.

De ontnuchtering
Toen volgde snel de ontnuchtering. Scholen stonden niet open voor marketing. Het was een vies woord. ‘Mijn school is geen plek om aan marketing of reclame te doen’, ‘Onze school heeft geen geld voor dure reclame’, ‘Onze school heeft niet de mensen en de expertise voor professionele communicatie’, ‘Wij kunnen onze middelen beter inzetten voor dingen die er echt toe doen’. Daar moest ik het initieel mee doen

Perceptie was tegen
Niettegenstaande marketing een beladen term was/is waren toch veel scholen hier mee bezig. Sommige heel goed, professioneel, to-the-point. Andere schoorvoetend en aftastend. Nog andere op een foute basis. Deze scholen verwarden al te makkelijk communicatiestrategie met middelencommunicatie. Meer dan eens kreeg ik vragen om te helpen met : een folder te maken, in 4 kleurendruk, A4 formaat, 16 pagina’s of het organiseren van een persconferentie, hoe kon ik ervoor zorgen dat de journalisten zouden komen ? of een bus-aan-bus mailing. Hoe goed de bedoelingen ook zijn, deze vorm van communicatie leidt vooral tot het verspillen van de toch al schaarse middelen.
Want de essentiële vragen : Wat wil ik bereiken ? Wie is mijn doelgroep ? Hoe kan ik deze doelgroep het beste bereiken ? kwamen hier niet aan te pas.

De idee van het boek was geboren
Ik wilde proberen de essentie van communicatie op school te vatten. Het bos door de bomen te tonen en vooral aan te geven hoe makkelijk het kan zijn als communicatie een deel van het schoolbeleid zou zijn. Zonder dure woorden en met veel pragmatisme. Er zijn veel goede gespecialiseerde boeken te vinden, over ontelbare communicatieaspecten, maar wij moeten er geen doekjes om winden. Scholen hebben nu eenmaal quasi geen geld en bijzonder weinig tijd om professioneel te communiceren. Daarom ook deze blog. Om na te gaan hoe wij de juiste dingen goed kunnen doen.

Goede communicatie begint met een sterk verhaalHet verhaal van een school is maakbaar, want elke school beschikt over dezelfde middelen : een pedagogisch project, een kwaliteitskader door de overheid bepaald, goed opgeleid personeel, een gebouw, leerlingen. Al deze elementen kunnen van elkaar verschillen, maar in essentie zijn ze bij alle scholen aanwezig. Een school die goed kan inspelen op zijn sterktes en de kansen ziet die de eigen context  biedt zal een sterk verhaal kunnen schrijven en realiseren !

Vijf tips voor geloofwaardige communicatie

uit Klasse voor leerkrachten
 
Geloofwaardigheid is de basis voor elke communicatie. Als mensen weten dat ze jou – en je school – kunnen geloven, dan respecteren en vertrouwen ze jou en je school. Zeker bij kansengroepen is die vertrouwensbasis niet vanzelfsprekend. Lees vijf actietips uit het boek ‘Communicatie op school’.

1. Doe wat je belooft
Mensen rekenen op je en willen dat je doet wat je zegt dat je gaat doen. Als je zegt dat je op een vergadering aanwezig zult zijn, moet je dat ook doen. Als je belooft om een bepaald probleem op te lossen, moet je dat ook doen. En belangrijk: kom je beloften ook op tijd na.

2. Beantwoord telefoons en e-mails
Als mensen je opbellen en op je voicemail vragen om hen terug te bellen, doe dat dan binnen een redelijke termijn. Ook als je die mensen niet kent of als je niet weet waarover ze je willen spreken. Hetzelfde geldt voor e-mail. Twee weken wachten met antwoorden is te lang.

3. Wees enthousiast
Met enthousiasme laat je zien dat je interesse en passie hebt voor wat je doet en wat je erover zegt. Het geeft je boodschap emotie. Communicatie zonder emotie doet je apathisch en saai overkomen.

4. Toon je expertise aan
Zorg dat je als een expert wordt beschouwd. Weet waar je het over hebt en deel je kennis met anderen. Let er wel op dat je expertise als gezond zelfvertrouwen overkomt en niet als arrogantie. Schermen met jargon bij mensen die hier niet vertrouwd mee zijn is not done.

5. Toon oprechtheid
Niets is zo slecht voor je geloofwaardigheid als een gebrek aan oprechtheid. Arrogantie en oneerlijkheid zijn echte afknappers. Zeg wat je meent en meen wat je zegt en doe dat met respect voor de andere. Heb je een fout gemaakt, aarzel niet en geef ze toe. De ontvanger zal dit naar waarde schatten.

Uit: Communicatie op school. Auteur: Ann Van Driessche. Uitgever: Politeia.
Dit boek wil scholen op weg helpen om hun eigen communicatie te ontwikkelen. Tegelijkertijd is het een praktische handleiding bij de communicatie met verschillende doelgroepen en in verschillende situaties.